如何快速理清思路,并清晰表达?

时间:2017-02-02 21:58

最近我主要在读《金字塔原理》、《结构思考力》、《透过结构看世界》这三本书,都是关于结构思考类的,也试着做了次微课分享,觉得其中有一些很实用的知识可以用到工作和生活中,帮大家解决思考和表达方面的问题,所以今天跟大家分享下这三本书里的精髓,希望能对大家有所帮助。



我们回忆下工作中会不会有这种情况,有个人跟你说了很多,但你就是听不懂他到底说的是什么,而有的人只说了三句话,你就很快明白他的观点并被他说服了。

比如说领导问一位员工最近手头负责的工作进展怎么样了,接下来要怎么做?

那位员工是这样说的:

“领导,我目前手里负责了的那个产品目前搜索指数排名挺靠前的,尤其咱们前期的广告宣传的很好,官网流量非常大,而且咱们的产品激活码也非常抢手,运营方面,活动准备的比以往要充分,而且目前这款产品的开卡率很高,总之我认为这款产品会成为非常成功的产品,而且媒体对咱们的报道也很多,我觉得还需要加大研发力度,而且据我所知,销售数据留存率非常高,这款产品的代言人是XXX,人气很高,传播力非常好。”

听了半天觉得很晕是不是?表达的比较混乱,那怎么说才能让听众很快的理解你的观点并认同你所说的话呢?我们来一起分析下。

表达时先结果

为什么呢?对于听众来说都希望第一时间知道你跟他们说的到底是什么。我们读过之后发现上面这段话的结论是:我认为这款产品非常成功,需要加大研发力度。

其实这个结论比较好找,一般有些关键词,像“总之”、“我认为”、“所以”、“显示出”等等。所以我们先说结论,“我认为我负责的这个产品非常成功,需要加大研发力度!”

原因分类表达

其实这个案例主要说的就是销售方面、运营方面、营销方面,可以把它们归下类,表达时同类的一起说,会让问题更简单。

将原因概括总结

销售方面:封测数据非常乐观。营销方面:市场热度非常高。运营方面:准备非常充分。

4注意表达原因的先后顺序

可以按重要程度说,先说销售,再说营销,再说运营。也可以按时间顺序来说,先说前期运营是怎么准备的,怎么推广的,带来什么销售成果等等。同类原因中的要素按一定的逻辑顺序表达,听众也就更容易理解和记忆。

基于上面的分析我们来看下参考答案:

我认为我负责的这个产品非常成功,需要加大研发力度!原因主要包含以下上个方面:1销售方面:封测数据非常乐观,2营销方面:市场热度很高,3运营方面:准备非常充分。

如果老板没有疑问就说到这就可以了,如果还有疑问就再展开说。

通过这样一句话,把刚才那个人啰啰嗦嗦的一段话都概括清楚了,我们来看看这段话背后的结构


这个结构就是金字塔结构:


上面的G是中心思想,A、B、C是支撑中心思想的理由,A1、A2、A3叫做支撑理由的子理由,上面概括下面,下面支撑上面。这就是金字塔结构。

基于上面的案例讨论,我们可以得出一个核心的知识点,金字塔结构四大原则:“结论先行”、“以上统下”、“归类分组”、“逻辑递进”,为了方便记忆,简称为论证类比。其中,论、证是纵向结构,类、比是横向结构。

纵向结构上,每一层的观点必须是下一层观点的概括和总结。

横向结构上,每层各个观点互不重复,且有一定逻辑顺序。

金字塔结构是提升思考和表达能力的有效工具,是由麦肯锡提出的,通过运用这四个原则,能让我们在思考的时候,可以在大量繁杂的信息中,用最短时间锁定关键信息,在表达时让听众快速抓住我们要表达的核心意思,从而引导听众按我们的思路去理解内容,让沟通更高效。


一 结论先行:

先说结论,先说总的,后说分的,先总结后具体,先结论后原因,这样在表达问题的时候,就能让听众快速抓住我们想要表达的核心思想,这样更高效。

举个例子:有这么一件事,一位小学生叫小明,他因为在上学的路上救了一位落水的同学,到了学校后立刻受到了表扬,并被评为了见义勇为的小英雄,接下来小明老师给小明家长打电话,内容是这样的:


老师:您好,请问是小明的家长吗?

家长:是啊。

老师:我是他的老师,今天早上您家孩子在上学的路上,路过一条河。。。

家长:然后呢?

老师:河水非常湍急,这个时候他的一个小伙伴一不小心就掉到河里去了。。。

家长:那我家孩子怎么样?

老师:他非常勇敢,跳到河里去救他的小伙伴。。。

家长:然后呢?

老师:然后他顺利的把小伙伴救了上来,学校评他为见义勇为的小英雄,所以今天打电话是想恭喜您一下。


相信小明的家长听完就吓傻了,那如果是你,你怎么说呢?按刚才说的结论先行的原则,找出结论,可以这样说:您好!今天打电话过来是想恭喜您,小明在学校被评为见义勇为的小英雄,事情是这样的。。。这样说是不是比刚才好很多?

结论先行是一种自上而下的表达方式,先从结论开始,然后阐述理由,最后再阐述支撑理由的事实和依据。

如果在表达时未提出明确的结论就说细节,会有2个坏处:

1 浪费对方时间,让对方很焦虑,因为他总在猜你接下来要说什么。

2 如果对方猜的结论和你要讲的相反,那你再想说服对方就很难了。

所以,想要让你的表达更高效,更有说服力,就采用自上而下的方式,结论先行,然后再说细节,因为先听到结论,人们会很自然的将后续的依据和前面的结论做一个连接,更容易认可你的结论。

既然结论这么重要,那我们怎么得出结论呢?有两种方法

1 从上往下

取决于你的目标,基于你想要表达什么观点,为目标而服务。比如说谈涨工资,结论不是关于涨工资的谈话,而是请加薪20%,以目标为导向。

2 从下往上

寻找要素间有什么共同的地方,并进行概括总结。比如一个老板到他的一个市场部经理的办公室,问他:“小张,为什么要把小户型作为首期产品推出呢?”小张回答:“首期推小户型主要因为以下几点原因:第一,来电客户多数关注小户型;第二,来访客户大多偏向小户型;第三,缴纳诚意金的客户以小户型为主;第四。。。”直到他把这几个点都说完老板才知道他到底想表达什么,因为他的表述没有结论。

那我们来帮他找到这个结论,其实这几点都说了一个共性,就是关注小户型的客户多,那结论就可以概括为“小户型客户蓄客量充足”,如果老板还想往下听,那就可以把刚才说的几点原因加上,这样就会清晰很多。


二以上统下:

既要有结论,又要有理由,上面是结论,下面是支撑其的理由,结论概括理由,理由支撑结论,上下对应。

我们在生活中发现这样的问题,都不符合“以上统下”:

1 有人说了大量的理由和依据,但没有结论。就像刚才举的小户型案例。

2 只有结论,没有任何理由做支撑。比如说这件事肯定不行,完了就没有为什么。

3 既有结论也有理由,但结论和理由之间没有对应关系。举个例子:

新产品收益高:

(1)规模带来收益

(2)新产品拥有专项奖励

(3)贷后检查集中,易操作

前面两个是介绍收益高的,后面一个是探讨产品风险可控的问题,所以新产品收益高并不能概括所以的观点。

所以并不是表达的时候是1、2、3点就行了,而是要经过思考让结论和理由之间有对应关系才行,那样才更有说服力。


三 归类分组:


我们来看个图,大家看这些小点像什么?有人说像麻将色子,有人说想小狗的脚印,不管看它像什么,都是通过把相邻的三个点归一组想像它是什么,因为人类大脑有自动将某些具有相同特点的事物进行归类组织的能力,也就是说,把相近的事分在一起更容易记。

注意:我们在分类的时候最好分3类,不要超过7个,范围一般是3---7,  7是一个临界值,超过7以后就会对记忆造成负担,大脑无法记住。所以一般发言或是写东西时不要超过7条,最好是3条,每条可以再逐步展开说明。

比如,某人在会上说“我的观点是。。。。理由有三点:一是。。。。二是。。。。三是。。。”,然后再依次将各点展开,说明理由、事实及依据,最后用一两句话将开始的结论再次概括,那么听的人就会觉得这个人观点明确,有理有据。

分类要符合“MECE”原则,即“相互独立,完全穷尽”,也就是说分类时相互之间不能有交叉,同时不能有遗漏。比如说把人分为男人、女人,就符合MECE,相互独立,完全穷尽;如果把人分为男人和未婚女人,有遗漏;如果把人分为男人和已婚人士,有交叉。

所以,一件事你对它进行归类分组后,就会发现变得很简单,而且工作、生活无处不在。


四逻辑递进:

每一组中的思想需要按一定逻辑顺序进行组织,如果先后顺序不一样,性质也不一样。举个例子:

小和尚问师傅:师傅我念经的时候可以抽烟吗?

师傅:不可以!

另一个小和尚问师傅:师傅我抽烟的时候觉得这件事不好拿我可以念经吗?

师傅:当然可以了!


所以,表达的时候要符合一定的逻辑顺序。

在表达的时候,根据不同事物的特性,逻辑递进分三种排序方式:

1 时间顺序:

先后顺序,如:过去、现在、将来;阶段一、阶段二、阶段三。一般用于项目进展、阶段汇报。比如你在走廊上遇到老板,老板随口问你:项目进展的怎么样了?你就可以用时间顺序来说,汇报项目截止到上周是什么情况,这周怎么样,下周要怎么做。

2 结构顺序:

是将一根整体划分为不同的部分,这个整体可以是事物也可以是概念,从外到内、从上往下、从整体到局部来加以描述。比如:公司组织结构图,优秀员工的7个品质等。

也可以理解为空间顺序,比如:生产区、加工区、包装区等等。

3 重要性顺序:

是按照事物的重要程序进行排序,如首先、其次、再次;优秀、良好、一般。比如是你在会上提出某一类问题的3个解决方案,这三个方案具有相同的特性,但重要程度不同,你在表达时可根据方案的重要性加以排序,先说重要的方案,再说次要的,以此类推。

注意:在表达时,要保证同一个层级都是同一种排序方式,不能第一层的前三个按时间,后两个按结构,这样肯定有交叉不MECE。所以同一个层级要是时间就都是时间,要结构就都是结构,下个层级可以换。

金字塔结构不仅是一种工具,更是一种思维方式,对工作、生活都有很大的帮助。大家在说一件事情的时候最好说3点,这三点要符合“论证类比”四原则,要MECE,而且排序要符合时间、结构、重要性。


我是兔小鱼,爱读书,爱分享,希望能对大家有所帮助!

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